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“Gestão de Documentos”

Instituto Memória da ALMT capacita servidores e prevê digitalização total do acervo

Mais de 40 servidores da Assembleia Legislativa de Mato Grosso (ALMT) estão sendo capacitados no treinamento.

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Foto: ANGELO VARELA / ALMT

O Instituto Memória do Poder Legislativo (IMPL) promove entre os dias 29 de novembro e 01 de dezembro o curso de capacitação “Gestão de Documentos”, ministrado pelo arquivologista e biblioteconomista Juan Cacio Peixoto – especialista em Organização de Arquivos pela Universidade de São Paulo (USP) e docente da matéria no Centro Universitário Assunção, instituição paulista de ensino superior. 

Mais de 40 servidores da Assembleia Legislativa de Mato Grosso (ALMT) estão sendo capacitados no treinamento – 35 do Instituto Memória, três da Secretaria de Orçamento e Finanças, três da Procuradoria-Geral, um da Secretaria de Gestão de Pessoas e outro da Secretaria de Serviços Legislativos. 

O professor Juan Cacio Peixoto explicou que “gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Público no exercício de suas atividades”. 

Arquivo, planejamento do espaço físico, análise e seleção de documentos, métodos de organização e rotinas de gestão documental estão entre os temas abordados no curso de capacitação – o objetivo final do IMPL é a digitalização de todo o acervo sob a guarda daquela unidade. O acervo institucional inclui registro das sessões plenárias, proposituras, processo legislativo, legislação estadual, dados biográficos de parlamentares e arquivo fotográfico, dentre outros conjuntos de informações sistematizadas.  

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REFORMAS -“Nossa finalidade é modernizar o trabalho realizado pelo Instituto Memória, de forma a atender melhor com maior eficiência a todos os colaboradores da Casa, bem como ao público externo que tem em nossos arquivos importante fonte de pesquisa”, assinala a superintendente do IMPL, Mara Regina Visnadi. 

A superintendente adianta ainda que está prevista a readequação do espaço físico – para tanto já foi inclusive elaborado o projeto e as reformas necessárias devem começar assim que a Mesa Diretora da Casa o determinar. 

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Assessoria Parlamentar do TCE-MT com participação exitosa para aprovação de projetos do órgão na ALMT 

Além das ações junto à Assembleia Legislativa, a Aspar também desenvolveu 20 atividades demandadas pela Presidência, tais como a coordenação do Democracia Ativa, encontro promovido durante o Programa TCE em Movimento, realizado em Barra do Garças e Sinop, que busca estreitar a relação do TCE-MT com o Poder Legislativo municipal.

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Responsável pela interlocução entre o Tribunal de Contas de Mato Grosso (TCE-MT) e os Poderes Legislativos estadual e municipais, a Assessoria Parlamentar (Aspar) do órgão de controle externo teve participação efetiva na aprovação de 100% dos projetos encaminhados pelo TCE-MT à Assembleia Legislativa de Mato Grosso (ALMT) em 2022.

Foram quatro resoluções, três projetos de lei, dois projetos de lei complementar e uma emenda constitucional. Entre eles, está a aprovação do primeiro Código de Processo de Controle Externo do Brasil, instrumento que garante a aplicabilidade dos preceitos aos processos de contas e promove a devida coerência e padronização procedimental.

Também a inclusão das Comissões Permanentes de Infraestrutura, Tecnologia e Desestatização; de Meio Ambiente e Sustentabilidade; de Saúde e Assistência Social; de Educação e Cultura; de Segurança Pública; e de Sustentabilidade Fiscal e Desenvolvimento na estrutura organizacional do TCE-MT.

“A aposta no conceito multissetorial vai ao encontro da estratégia da gestão, sob a presidência de José Carlos Novelli, que tem por objetivo identificar fragilidades e propor melhorias nas áreas específicas, a fim de elevar a eficácia, eficiência e efetividade dos serviços ofertados ao cidadão mato-grossense”, destacou o secretário da Aspar, Carlos Brito.

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Em 2022, a Aspar também apoiou as unidades do TCE-MT na divulgação de 57 atividades e ações institucionais. Acompanhou presencialmente 115 sessões ordinárias e extraordinárias na Assembleia Legislativa, bem como monitorou e analisou mais de 2 mil matérias em tramitação na ordem do dia do Parlamento Estadual, entre projetos de lei complementar, projetos de lei e projetos de resolução. A Aspar também atuou em 40 demandas de parlamentares.

“O relacionamento do Tribunal de Contas com a Assembleia Legislativa tem sido excelente. Conseguimos excelentes resultados  junto à Assembleia Legislativa e o TCE faz esse trabalho de parceria também, por meio da Assembleia, junto aos municípios. A grande expectativa é que possamos fazer ainda mais em 2023”, salientou o presidente José Carlos Novelli.

Além das ações junto à Assembleia Legislativa, a Aspar também desenvolveu 20 atividades demandadas pela Presidência, tais como a coordenação do Democracia Ativa, encontro promovido durante o Programa TCE em Movimento, realizado em Barra do Garças e Sinop, que busca estreitar a relação do TCE-MT com o Poder Legislativo municipal.

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Funções da Aspar

 A Assessoria Parlamentar  foi instituída com o intuito de apoiar as unidades do TCE-MT no relacionamento institucional com o Poder Legislativo estadual, acompanhar as matérias e projetos de lei de interesse do TCE-MT, em especial os que tratam do controle externo, das peças orçamentárias e das finanças públicas, identificar expectativas e demandas da ALMT relacionadas ao controle externo, a fim de subsidiar os planos estratégicos e de fiscalização da Corte de Contas, bem como desenvolver trabalhos técnicos, estudos e pesquisas relacionados a assuntos legislativos de interesse do TCE-MT.

Além disso, a Aspar também busca cumprir objetivos descritos no plano estratégico 2020-2025, como garantir a credibilidade do TCE-MT como guardião da gestão dos recursos públicos, ampliar a percepção, pela sociedade e demais públicos de interesse, das ações de fiscalização e da efetividade do órgão e contribuir para a melhoria do desempenho da administração pública.

Secretaria de Comunicação/TCE-MT
E-mail: [email protected]

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